効率的なタスク処理メソッド◎正しい優先順位のつけ方!【即決即断】

今回はビジネスマンや学生の方など、日々数多くのタスクに追われている方に向けて、効率的なタスク処理の方法をお伝えしたいと思います。

やらなきゃいけないことが多すぎて何から手をつけていいかわからない!

スケジュールを一応立ててみるけど、予定通り終わったためしがない!

という方は、ぜひ参考にしてみてください。

正しい優先順位のつけ方を学んで、頭を悩ませることなく秒で決断を下せるようになりましょう!

効率的なタスク処理メソッド

目的を明確化する

まず一番大切なのは、目的を明確化するということです。

タスクというのは目的に到達するためにこなさなければならない課題のことを指します。

つまり目的あってのタスクなのです。

目的をしっかりと掲げて、その達成のために何をするべきなのか?

タスクの設定の段階できちんと分別するようにしましょう。

これだけでもう余計なタスクを判断材料から除外することができます。

タスクを分類:緊急度×重要度

しかし実際にはそう自分のやりたいことだけができるわけではなく、やりたくもない仕事をこなさなければならないことがほとんどです。

特に会社員などの雇用されている立場にいる場合、自分の意志ではなく、他人の意思を優先しなければならないことの方が多いです。

そうなると様々な視点から総合してタスクの優先度を決定しなければならず、これがなかなか難しいものになってしまいます。

そこで主にビジネスの世界ではこのような4つのフェーズにタスクを分類することで、その分別をわかりやすくしようとしています。

緊急で重要:level4

まずは緊急で重要な課題です。

これが最も優先順位が高く、早急にこなさなければならない問題になります。

命にかかわることや締切間近の仕事など、何においても解決が先決とされるタスクです。

基本的にはここに位置付けるタスクから片付け始めるようにします。

緊急でないが重要:level3

次に緊急でないが重要な課題です。

人脈づくり、人生設計、健康管理など、現行解決が差し迫った状況にはないものの、長期的に見た場合に重要となってくるタスク類です。

緊急ではないにしても、早期からの着手が望まれるものばかりです。

重要でないが緊急:level2

そして重要でないが緊急な課題です。

急な飲み会、突発的に開かれる形だけの会議など、緊急的ですが、中身はさして重要ではないものがここに位置づけられます。

急を要するため端から解決しようとしてしまいがちですが、冷静になってみると案外どうでもいいことだったりします。

重要でないし緊急でない:level1

最後に重要でないし緊急でもない課題になります。

暇つぶし、現実逃避、待ち時間などの、今すぐ取り掛かる必要もないし、今後こなす必要性も出てこないものになります。

基本的に無駄なものなので、真っ先にタスクから除外される対象になります。

労力=結果

上記であげたものはタスク分類法として有名な例ですが、それ以外にもタスクの大きさと、それをこなすことによって得られる成果の比率を計算してみる方法もあります。

リソース管理

まずはそれぞれのタスクにかかる時間的・労力的資源(リソース)を洗い出してみます。

そして次にそれらのタスクを処理することによって得られる効果を書き出します。

その両者を見比べた時に、より時間的・労力的資源(リソース)が小さく、かつ効果が大きいものの順に優先度をつけていきます。

つまり、費用対効果の高い順にタスクの優先順位を決定する方法です。

タスクの細分化

あまりに大きな目的の場合、タスク自体も到底一日でこなせないような量になってしまうことがあります。

そのような場合はもう一度タスクを細かく分ける必要があります。

そのうえであらためて優先度を決定するようにしましょう。

そうしないと一つのタスクのせいで他の業務にまったく手が付けられないというような状況に陥ってしまう可能性がでてきてしまいます。

モチベアップには簡単なものから…

緊急度や重要度にかかわらず実施が簡単なタスクから処理していくやりかたもあります。

これは、簡単にクリアできる課題からこなしていくことによって、小さな達成感を連続して得ることができるというメリットがあります。

重要度の高いタスクに取り掛かる前に心理的満足感を得ることによって、その後のタスク処理に対して高いモチベーションを維持したまま着手し始めることができます。

しかしこの方法の注意点として、実際にこなしているタスクは取るに足らない内容なので、目的達成を第一に考えた場合、あまり進展をしていないということが挙げられます。

メタ認知

またメタ認知という方法も存在します。

タスクに対して優先順位をつける際に、自分の視点ではなく、一歩引いた俯瞰からの視点でその重要度を決めるというやり方です。

つまり自分を客観視してアドバイスするということです。

あまりにタスクが多い場合、つい自分本位での偏った考え方に陥ってしまいがちなので、客観的に見ても正しい優先度をつけるためには、とても効果的な方法といえます。

タスクの優先順位決定の最終確認方法として用いることをおすすめします。

良くないタスク処理方法!

ここまで正しいタスクの優先順位の決定方法をお話ししてきましたが、最後は逆にこれだけはやってはいけないという優先順位の決め方、延いてはタスク処理方法についてお話しして、今回のまとめとさせていただきます。

がむしゃらに頑張る

  • 舞い込んできたタスクを片っ端から片付ける。
  • 手が空いた端から他人ののタスクも手伝い始める。
  • タスクに取り掛かる前に、そのタスクの意味や重要性を考えることを放棄する。
  • 一連のタスク処理を完了させた後、それがどのような効果を発揮したのか、またさらなる効率化のため改善の余地は無かったかを顧みることをせず、次のタスクに取り掛かる。

このように何も考えようともせず、ただがむしゃらにタスクをこなしている場合は要注意です。

これでは今後タスクに追われる日々が改善されるはずもありません。

何も考えずに思考停止して働くのは楽かもしれませんが、それは単なる逃げです。

現状を変えたければ、一度きちんと自らの働き方について考え直してみることをおすすめします。

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